Versión 1.0, noviembre de 2026.
Óptima de Urabá S.A. E.S.P., NIT 900.189.518-1, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales de sus suscriptores, usuarios, visitantes del sitio web, proveedores, contratistas, trabajadores y demás titulares cuya información trate.
1. Responsable del tratamiento
Óptima de Urabá S.A. E.S.P.
NIT 900.189.518-1
Carrera 103 # 97A-06, Nuevo Apartadó, Apartadó (Antioquia), Colombia
Teléfonos: 604 828 4027, 604 828 0049 y 321 636 5813
Correo para asuntos de datos personales: pqr@optimadeuraba.com
Sitio web: optimadeuraba.com
2. Ámbito de aplicación
Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de Óptima de Urabá S.A. E.S.P., obtenidos en la prestación del servicio de acueducto, en la atención de peticiones, quejas, reclamos y recursos, en el sitio web y sus formularios, en los canales de WhatsApp y telefónicos, en la oficina principal y en las relaciones contractuales y laborales de la empresa.
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso Óptima de Urabá S.A. E.S.P.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen étnico, la orientación política o religiosa, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Aviso de privacidad: comunicación con la que se informa al titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a ella.
4. Principios
El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
5. Datos que tratamos
- Suscriptores y usuarios del servicio: nombres, documento de identidad, dirección del predio, número de cuenta o matrícula, teléfono, correo electrónico, estrato, consumos, facturación, historial de pagos y solicitudes presentadas.
- Personas que usan el sitio web y los canales de atención: datos registrados en los formularios de PQR y de reporte de daños, archivos adjuntos, dirección IP y datos técnicos de navegación.
- Proveedores y contratistas: datos de identificación, contacto, bancarios y de cumplimiento contractual de las personas naturales y de los representantes de las personas jurídicas.
- Trabajadores y aspirantes: datos de identificación, contacto, formación, experiencia, seguridad social y los demás requeridos por la relación laboral y la ley.
6. Finalidades del tratamiento
- Prestar el servicio público de acueducto: vinculación de suscriptores, conexión, medición, facturación, recaudo y cobro.
- Atender y responder peticiones, quejas, reclamos, recursos, reportes de daños y solicitudes de información, y conservar su trazabilidad.
- Cumplir las obligaciones legales y regulatorias, incluidos los reportes a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SUI), a la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico y a las demás autoridades competentes.
- Comunicar novedades del servicio: cortes programados, emergencias, mantenimientos, cambios tarifarios y campañas de uso eficiente del agua.
- Realizar encuestas de satisfacción y actividades de mejora dentro del sistema de gestión de calidad.
- Gestionar las relaciones contractuales con proveedores y contratistas y las relaciones laborales con trabajadores y aspirantes.
- Ejercer la defensa de los derechos de la empresa y atender requerimientos judiciales y administrativos.
7. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes
La empresa no solicita datos sensibles en sus formularios. Si el titular decide entregarlos, su respuesta es facultativa y se tratarán con las medidas reforzadas que exige la ley. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se limita a los casos permitidos por la ley, respeta su interés superior y requiere la autorización de su representante legal.
8. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
9. Cómo ejercer sus derechos
Las consultas y reclamos sobre datos personales se presentan al correo pqr@optimadeuraba.com, por el formulario de PQR o en la oficina principal, indicando el nombre y documento del titular, la descripción de la solicitud, la dirección o correo para la respuesta y los documentos que la soporten. Pueden presentarlas el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe en su nombre con estipulación a favor de otro.
- Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción. Si no es posible en ese plazo, se informará al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.
- Reclamos: si la solicitud está incompleta se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. El reclamo se resuelve en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más con aviso al titular. Mientras se resuelve, el dato llevará la leyenda «reclamo en trámite».
10. Autorización
La autorización se obtiene por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, a través de los formularios del sitio web (casilla de aceptación), del Contrato de Condiciones Uniformes, de los formatos de vinculación y de los demás medios que permitan su consulta posterior. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.
11. Transmisión y transferencia de datos
La empresa puede compartir datos personales con encargados que le prestan servicios de facturación y recaudo, alojamiento del sitio web, correo electrónico y soporte tecnológico, quienes están obligados a cumplir esta política y a mantener la confidencialidad y seguridad de la información. También entrega datos a las autoridades que los requieran en ejercicio de sus funciones legales. No vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.
12. Seguridad y confidencialidad
La empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado, como el control de accesos a los sistemas, el cifrado de las comunicaciones del sitio web, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad con el personal y los encargados.
13. Conservación de los datos
Los datos se conservan mientras subsista la finalidad para la que fueron recogidos y durante los plazos que exijan las normas contables, tributarias, laborales y del sector de servicios públicos. Cumplidos esos plazos, se suprimen o se anonimizan.
14. Área responsable y vigencia
El área de Atención al Usuario de Óptima de Urabá S.A. E.S.P. atiende las consultas y reclamos relacionados con datos personales, bajo la supervisión de la Gerencia. Esta política rige a partir de su publicación en el sitio web y permanece vigente mientras no sea modificada; cualquier cambio se publicará en esta misma página con su fecha de actualización.